成本管理体系运行直到成功一般要经历四个发展阶段,即模仿期、成长期、成熟期和成功期,其中每个阶段成本管理体系运行的效果(见下图)。
1 成本管理体系建立和试运行计划
成本管理体系的建立和运行涉及一个组织的所有部门和全体员工,对于绝大多数组织来说,能否有步骤、有节奏的开展成本管理体系建设和运行工作,统一指挥、统一安排、统一行动和统一协调?就显得尤为重要,这一点关系着成本管理体系建立和实施的成败。所以,在体系设计时,组织应结合自身的实际情况和管理需要策划并制定成本管理体系建立和试运行计划。
通常情况下,成本管理体系建立和试运行计划应包括以下几方面内容:
—— 明确体系建立和试运行的目的;
—— 明确体系建立和试运行的预期目标;
—— 成立体系建立工作小组并明确其分工;
—— 明确体系建立和试运行的工作程序和内容;
—— 具体行动的安排;
—— 明确进度安排和时间表;
—— 检查、监督、考核和验收的要求及安排。
(不限于此)
下表示例是××汽车配件制造公司的《成本管理体系建立和试运行计划》,该示例直观的表明了该公司成本管理体系建立和试运行的计划安排。
成本管理体系建立和试运行计划

成本管理体系文件编写工作完成后,组织的最高管理者就可以发布实施这些文件,体系即进入了试运行阶段。成本管理体系的试运行与正式运行没有本质区别,两者都是按照所建立的成本管理体系文件的要求运行的。试运行的主要目的就是在实践中检验成本管理体系的符合性、充分性、适宜性和有效性,促使新建立的成本管理体系有效磨合,尽快上轨。
在成本管理体系试运行过程中,组织应加大运行力度,努力发挥体系本身所具有的各项功能,及时发现问题、找出差距、分析原因、实施改进,并对体系加以修正,使体系尽快度过磨合期,为体系的正式运行奠定坚实的基础。
体系试运行的期限组织可根据体系试运行的效果自行规定,但试运行的周期一般不得少于三个月。
2 培训
按标准和文件要求运行成本管理体系就必须先理解这些要求,这就需要培训。体系的运行是全体员工都需要参与的,因此培训也应尽可能地多吸收一些是参加。但由于不同层次的人员有不同的职能和责任,他们所需的培训内容也是不同的,培训方法也可多种多样。
对组织的人员需要进行成本意识的培训,包括组织的成本方针和目标,树立点点滴滴、时时处处的成本思想,以及持续改进和不断提高体系有效性和效率的思想。不同的岗位结合各自的目标和要求进行培训,使每个员工明白如何履行好自己的职责和权限,实现自己的目标,并为组织实现方针和目标做出贡献。
高层领导需要了解成本管理思想和成本水平的发展,特别是标杆的发展,要知道如何才能做出正确的成本决策,以更好地参与市场竞争。成本管理体系骨干(包括成本管理团队成员、内审员等)除了树立正确的管理思想外,还要充分地掌握成本管理的基础知识(如成本性质、性态和术语等),标准和体系文件的各项要求。
对培训的方式没有任何限制,可以请顾问公司,可以参加公开的培训班,也可以由组织的内部人员讲解。可以结合体系的策划,在策划过程中进行研讨加深理解,将策划的结果通过宣讲使全体人员得到培训。
3 体系文件的发放
体系文件是组织进行成本管理的具体准则。它是按标准的要求制定的,对组织成本管理体系的运行具有指导作用。体系文件是有针对性和分层次的,组织内各个岗位都应有其主导性文件和相关性文件。要使组织的体系有效运行起来,必须使必要的体系文件分发到位。
4 成本控制方案的实施
成本控制方案的有效实施是消除提高成本因素、降低组织成本水平和风险、发挥成本优势的和实现持续改进的关键。在体系的策划阶段,组织根据已确定的提高成本因素和成本优势以及风险评价的结果,制定了成本控制方案,要使成本控制方案真正落实到实处,各职能和层次必须严格履行方案中规定的职责和权限,按方案规定的时间期限完成相应的工作任务。
5 严格执行体系文件的规定
体系文件是成本管理体系运行和实施的依据,体系的运行离不开体系文件的指导。体系文件在组织的内部是具有法定效应的,因此必须严格执行,只有这样才能使体系正确运行,才能达到标准的要求。
6 实施的证据
体系的实施要留下证据,记录是证据的一种有效形式,但不是唯一的。如习惯上以培训点名记录作为参加培训的证据,当培训全过程有录像时,则不必再以记录为证据。另外,记录也可以是各种方式的,不一定设计表格,可以记在记录本上,也可以使用电子媒体。在确定实施证据时要考虑适用、有效、方便使用和验证。具体的证据要求在本书第三章已详述,此处不再重复。
