在内部成本管理体系审核中,纠正措施具有特别重要的意义。这是内部成本管理体系审核的目的决定的。内部审核目的在于发现成本管理体系的问题,并加以纠正,使成本管理体系得到不断改进。内部成本管理体系审核在现场审核完成以及审核报告发表后,审核组和体系负责人仍要付出许多精力促进纠正措施的制定和有效实施。
4.1纠正措施的制定
审核组在现场审核中发现不符合项时,除要求受审核部门负责人确认不符合事实外,还要求他们调查分析造成不符合的原因,并针对其原因有的放矢地制定纠正措施(见不符合项报告)受审核部门所制定的纠正措施,应得到审核组的认可和成本管理体系负责人的批准。认可的目的主要在于审查是否针对该不符合的原因采取了纠正措施以及措施的可行性。批准的目的主要在于让成本管理体系负责人最后把关,以确保所制定的纠正措施能够消除不符合的原因和不符合不再发生。
4.2纠正措施的实施
纠正措施批准后责任部门应立即实施所制定的纠正措施,一般情况下组织对纠正措施的实施期限规定为15天,即要求在15天内完成,也有一些单位规定期限为20天,具体时间期限视组织的实际情况而定。但一旦规定了期限,就不能超过,如果纠正措施实施发生问题或因规定时间确实不够用,可向体系负责人说明原因,并提出延期申请,得到批准后实施。实际上纠正措施可以分为短期的和长期的两种。短期的纠正措施常常是发现不符合后,针对直接原因,立即采取措施,以保护组织和顾客的利益;而长期的纠正措施则常常针对潜在原因采取预防措施,防止发生可能出现的不符合,这往往需要更多的时间。在不符合项报告的纠正措施中,一般只包括短期纠正措施;也可能这两种内容都包括,但实施的次序是先完成短期纠正措施,然后完成长期纠正措施。
纠正措施如果在实施过程中发生困难,非一个部门自身力量所能解决时,应向体系负责人报告,请最高领导协调解决,这叫做“问题升级”;如果在实施中,几个有关部门之间对实施问题有争执,难以解决,也应提请体系负责人协调或仲裁。
责任部门应对纠正措施实施的过程和结果的记录予以保持,以便审核员实施验证。
4.3纠正措施的跟踪和验证
审核组应对纠正措施实施情况进行跟踪,并验证纠正措施实施的结果。即关心和经常过问纠正措施完成的情况,如有问题及时向体系负责人或成本管理部门反映。纠正措施完成后,审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括:
—— 措施是否按规定期限完成?
—— 措施是否全部完成?
—— 完成后的效果如何?
—— 措施实施的情况是否记录?
—— 是否引起了文件的修改?
—— 是否通知了成本管理部门按文件控制程序进行修改?
如果某些效果要更长时间才能体现,可留作问题待下一次例行审查时再检查。
审核员验证并认为措施确已完成后,在不符合项报告验证一栏中签字。这个不符合项就可以关闭了。
在内部审核中提出的观察项中,有的是内审员发现的一些潜在的不合格,虽然并没有开出书面的不符合报告,但也应引起受审核部门负责人的重视,通过调查潜在不符合的原因,积极采取预防措施。内审员也应将口头提出的观察项向体系负责人汇报,引起他们的注意。对于观察项内审员也应进行跟踪和验证,如果观察项发展到了不符合时,应要求责任部门立即采取纠正措施。