标准条文
3.4.3 记录控制
组织应建立并保持记录，以提供满足法律法规要求和成本管理体系所需的证据。
组织应编制、实施和保持文件化的程序，对成本管理和成本水平所需的记录予以控制，并确保记录：
a）填写真实、准确、全面和及时；
b）保持清晰、易于识别和检索；
c）标识完整和唯一；
d）有适宜的贮存条件和方法；
e）得到适当的保护，防止损坏和丢失；
f）保存到规定的期限。
目的和意图
为了控制成本管理体系活动和成本水平的证据，证实成本管理活动的有效性和成本水平满足要求，保持成本的可追溯性，本要素条款规定了对记录进行管理和控制的要求。
理解要点
● 记录（CCA2101：2005标准第2.6.6条）是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是特殊类型的文件，是成本管理体系文件的一种，它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理体系有效运行的证据，其本身可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。记录表格就是记录信息的承载媒体。
注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。
注2：通常记录不需要控制版本，但记录表格需要控制版本。
记录主要用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。成本方面的记录通常包括：
—— 与成本管理体系有关的记录，如：定额或标准成本评审记录、成本放行记录、内部审核记录、管理评审记录、培训记录、文件发放记录等；
—— 与成本水平有关的记录，如：成本核算记录、成本报表、会计凭证、会计帐册等。
● 记录的作用是：
—— 证实成本水平的证据；
—— 证实成本管理体系有效运行的证据；
—— 证实满足要求（顾客、最高管理者、相关方和适用的法律法规要求以及其他要求）的证据；
—— 保持成本方面的可追溯性（可以追溯成本的发生过程和历史情况）；
—— 可以利用记录开展成本分析、预测和研究。
● 记录可以是文字的也可以是多媒体的。
● 对于记录表格应该理解为依据性的文件，因为表格中各栏的填写要求是填表的依据；表格填写后应该理解为证据。成本管理体系所要求的记录是指已形成（记载了活动事项）的记录，而不是空表格。
● 组织应按标准的要求建立《记录控制程序》对成本管理体系所需的记录予以控制并确保记录：
a）填写真实、准确、全面、及时；
—— 真实：反映客观事实、没有虚假成分，记录不得修改，但可勘误；
—— 准确：数据准确、语言准确、计量单位准确、标点符号准确、填写栏目准确；
—— 全面：内容全面（包括：所记录的时间、地点、人物和事件）；
—— 及时：在过程中记录，或事后及时记录，不能靠回忆来补记录。
b）保持清晰、易于识别和检索；
—— 清晰：不能涂抹、不能弄脏、不能省略、不能修改、字迹工整、逻辑准确；
—— 识别：正确标识，并能正确识别；
—— 检索：检索迅速、准确、及时提供。
c）标识完整、唯一；
—— 记录名称、记录编号、用量序号等标识应完整，不可省略；
—— 标识应是唯一的。
d）有适宜的贮存条件和方法。组织对已形成的成本记录在定期收集和整理的基础上应做到归档保存，并应满足文档和财务档案管理的要求。对已保存的记录应做到分类编目，专柜存放，专人管理；对记录的贮存应有适宜的环境以及保持防火、防潮、防霉变、防虫蛀等措施和条件；
e）得到适当的保护，防止损坏和丢失；
f）保存到规定的期限。组织为有效提供满足顾客、适用的法律法规和其他要求，在成本管理体系中应规定记录的保存期限，并在保存期限内保护好记录。一般情况下与成本管理体系运行有关的记录保存1 至5年；与成本核算有关的记录（包括财务凭证、帐册、报表等）的保存期限按会计制度或准则执行；有法律法规要求的记录其保存期限按法律法规要求执行；与顾客有关的记录其保存期限按顾客要求执行；与组织改善成本水平有关的记录（如各种定额、标准成本、预算等记录）可能需要永久保存。
● 记录控制程序的主要内容：
—— 记录控制的职责和权限；
—— 记录的分类、范围；
—— 记录的设计、审批；
—— 记录的填写、标识；
—— 记录的收集、整理；
—— 记录的归档、保存；
—— 记录的查阅、复制；
—— 记录的作废、处理。
● 记录和文件的区别（见表）：
与其他要素条款间的相互关系
成本管理体系所有要素条款的实施和运行都有可能产生记录，以提供成本管理体系有效运行和成本水平得到持续控制的证据。因此，所有要素条款都需要按本要素条款的要求对记录进行控制。
